どんな仕事でも関わる業務
それが電話対応。
仕事中に電話が鳴ると、全身「ビクッ！！」ってなるくらいに電話が嫌いだった。
今でこそ慣れたものの、入社当時はほんとに電話対応が苦手だった。
掛けてきた相手の名前なんて聞き取れないし、「お世話になっております」って言われて、何を言えばいいのか分からなくて固まっちゃうレベル。
今回はそんな僕でも、業務に支障なく電話対応を出来るようになった『7つの方法』を紹介します！
Contents
方法① 言うことを準備しよう
超基本。
やってなかったら即やろう。
電話を掛ける時と受ける時でまた違うけど、初手は変わんない。
社内の人なら「お疲れ様です。」
社外の人なら「いつもお世話になっています。」
（業界によって違うのでそこは周りにあわせてね）
そして名乗る「○○の～です。」
これで第一関門突破。
この後は電話を掛ける時と受ける時で変わってくるので、
向こうからかかってきた場合は、この後説明する方法～を参考にすれば大丈夫！
こっちから掛ける場合は、
こんな感じに話が進むんだろうな～って予想して流れを電話する前にメモしてから掛ける！
質問されてその場で答えられない様なことはその時に準備をする。
そしてメモを見ながら電話すればうまく出来るはず。がんばれ！！
社内の人なら「お疲れ様です。」
社外の人なら「いつもお世話になっています。」
その後、名乗る。
その後話す用件は、話の流れを予想してメモしておこう。
方法② 大事なことは復唱する
大事なことってのは名前、用件、番号等の間違ってると業務に支障をきたすものね！
ただ緊張してると、ほぼ確実に名前を聞き逃す。
用件だって相手の伝えたいことと、自分が受け取った用件に相違があるかも知れない。
電話番号なんて聞き間違えてたら、もうこちらから掛け直すことも出来ない。
だから確認のために必ず「～でよろしいですか？」と確認することが大事！
聞き取れなかったり、忘れてしまった時にはちゃんと聞く。
一番やってはいけないのは、誤った情報で伝えること！
聞き返すのは最初はちょっと勇気が要るかも知れないけど悪いことじゃないから。
なんなら「ちゃんと確認してくれてるな～」って思われるくらいだから。
とにかく大事なことは間違えていないか確認&復唱しよう。
一番やってはいけないのは、誤った情報で伝えること！
大事なことは間違えていないか確認&復唱しよう！
方法③ メモ帳を準備しておこう
電話ってのは突然掛かってくる。
でもその時に焦って「やべ、出なきゃ！！」って出たとしても、メモするものが無くて死ぬ。
そして名前と用件べらべら喋られて「、、、？(何言ってんの？)」状態になってもうパニック。死んだ。。
ってならないように常に机の上にメモ帳とペンを置いておこう。
そしたら電話が来ても「あ、電話だ！メモ帳とペン取って、、さあ出るぞ！」って落ち着いて電話に出れるようになるから。
そして電話に出たら、
・名前
・用件
・その他(日時や詳細など)
をしっかりとメモしていけば大丈夫！
まあ掛かってきてから「メモするんで少々お待ち下さい！」つってメモ取っても良いんだけどねｗ
慣れるまでは常に用意しておこう！
いつ電話が来ても良いようにメモ帳を机に出しておこう
必ずメモする内容は【名前】【用件】【詳細】
方法④ 始めはゆっくり
ちょっと小技的な話。
電話を掛けた時、もしくは受けた時に「(会社名)の(名前)です！」って言うと思うんだけど、そこは意識的にゆっくり話してみよう。
そこをゆっくり話すと相手もゆっくり話してくれる(場合が多い。)
逆に最初っから早口だと相手も吊られて早口になりがちなので、「、、、(なに言ってんの？)」ってなりやすい。
そうなってしまうとその後用件を聞いたりする時に焦るので、
緊張しているからこそゆっくり話す。というのを意識して話そう。
もちろん最初だけじゃなくてその後もゆっくりを意識しようね。
最初をゆっくりと話すことで相手もゆっくり話させてみよう
方法⑤ テンプレを用意する
よし、メモも準備した！
最初言うことも、ゆっくり話すのも完璧だぜ！！
ってなってても、電話を受けた時に自分宛てじゃないことは多い。
その時に
向こう「～さん居ないんですかー」
俺 「はい。」
二人 「…….」
ってなってる場合じゃない。
その場合は「こちらから掛けなおす様に～にお伝えしますか？」とか聞かないとダメ！
【居ない場合には】
「こちらから掛けなおす様にお伝えしますか？」
【居る場合には】
「今～に変わりますね。」→「～さん、…さんから～件でお電話です。」
のように取り次ぐ必要がある。
その時になって「あれ、この場合なんて言えば良いんだ？」
ってならないように、よくある状況にはこう対処する！みたいな個人的なテンプレを予め用意しておこう。
【居ない時】【居る時】【ちょっと離れた所に居る時】などパターン別に言う言葉のテンプレを作ろう
方法⑥ 最悪言葉遣いは気にしない
社会人になりたてで完璧な言葉遣いをするのは難しい。
僕も出来ない。
メールする時もいちいち「これでいいのか？」って調べてる。めんどい。
でも電話の時に「(あれ？名前を言ってくれないんだけど、どう聞けばいいんだ？どちら様でしょうか？か？変かな？？えー、なんだ？？)ちょっと言い方が正しいのか調べるんでお待ち下さい！」って訳にもいかない。てかそっちの方が失礼である。
その場合には、要は名前が知りたいので「お名前を伺ってもよろしいでしょうか？」って聞けばOK！
「伺って」も出てこないなら「お名前を聞いてもよろしいですか？」でも大丈夫！
あからさまに失礼な言葉遣いじゃなければ、丁寧に話している感じが伝わればわりと問題ない。(業種によるが)
ミスを恐れず、丁寧に話すこと。を意識して話そう！
丁寧に話していれば細かい言葉遣いはそこまで気にしなくても大丈夫！
方法⑦ 数をこなそう
やっぱりこれ！
どれだけ知識をつけても、テンプレを作っても慣れないうちは緊張して上手く出来ないもの。
でもこれまでの6つの方法を使って、ミスを恐れず数をこなしていけば必ず出来る様になるはず！
慣れていけば緊張もしなくなるし、意識しなくても対応できるようになるから！
緊張しないで話せるくらいまで、練習だと思って電話対応を繰り返そう
最後に
電話対応が苦手なのはあなただけじゃないから。僕だって未だに好きではない。
でも克服出来たし、必ずあなたにも出来るはず！
この記事があなたの電話対応への克服に役立てたのなら嬉しいです。
では今回はここまで！おわりっ！
